Donnerstag, 6. September 2012

Coaching - Visualisierung - was macht wer wo im PC?

Der Computer verwaltet eure Daten und enthält Programme.

Die Festplatte C ist das Haus.

Da drin gibt es Zimmer. 
Das Fotozimmer
Das Musikzimmer
Das Videozimmer
Das Schreibzimmer (Dokumentenzimmer)

Angehängt gibt es Wohnwagen und Wohnmobile - die externen Speicherplatten und Memorysticks und SD-Cards. Die kann man anhängen und wegnehmen.

In den Zimmern gibt es Schränke und Schubladen und Ordner.
Dies sind Gegenstände und die machen nichts anderes als Daten aufbewahren.

Das DVD-Laufwerk (meist D) könnte man als Balkon bezeichnen. Es lässt sich so schön ausfahren. ;-)

Dann gibt es die Programme.

Das sind Personen.
Der Fotograf (Picasa, Gimp, Paint, Photoshop, Paintshop)
Der Musikant (Mediaplayer, Winamp, Quicktime, usw)
Der Filmer (Mediaplayer, Magix usw)
Der Sekretär (Microsoft Office, Open Office, Editor, Wordpad)
Der Postbote (Mailprogramm)

Dann gibt es den Polizisten (Virenschutz) und den Soldaten (den 2. Virenschutz, den man besser nicht hat, denn sonst erschiesst der Polizist den Soldaten).
Den Haushofmeister (Windows Explorer, zu finden unter alle Programme - Zubehör)
Den Telefonisten (Internet Explorer) - der hat zuviel Macht, den ergänzt man besser durch den Firefox oder Google Chrome, die sind nicht mit so vielen Kellerschlüsseln ausgestattet.
Den Diener, das ist der Rechtsklick, der wirft was weg oder macht sonst Dreckarbeit.

Die Personen haben keine Taschen. Das heisst, sie horten keine Daten, keine Fotos, keine Briefe, sie arbeiten nur damit. Deshalb kann man im Word keine Briefe löschen. Das kann man nur per Windows Explorer, wenn man den Brief geschlossen hat, also dem Sekretär aus den "Pfoten" genommen hat.

Dann gibt es noch die Datenbanken.
Da könnte man das Programm Banana nennen. Das sind Programme, die haben eigene Datenlisten, die sie an sehr seltsamen Orten speichern. Das macht man meist am besten mit der Zuliefererfirma ab und mit dem Buchhalter. Wer sich so ein Programm kauft, der muss wissen wo das gespeichert ist und die Datenlisten/Datenbanken auch regelmässig speichern. Das kann schnell ins Geld gehen, wenn man das vernachlässigt!

Coaching - Updates am PC

Ja, eine Frage, die immer wieder gestellt wird.

Grundsätzlich dürfen folgende Programme immer Updates machen, bzw. sie MUESSEN!!!!

Microsoft
Mozilla
Apple
Adobe
Java

Auch wenn ihr diese Programme gar nicht aktiv nutzt, sie werden als Hilfsprogramme gebraucht um euch eine Datei zu öffnen oder Bilder/Videos anzuzeigen.

Die Updates (Aufdatierungen) schliessen Sicherheitslücken oder verbessern ein Programm.
Aktuell sind sehr viele Updates aktiv wegen der iphones und der damit verbundenen Umstellungen.

Montag, 3. September 2012

Coaching - Organisation von Daten am PC

Abgesehen von Mails, was ich im Post vorher beantwortet habe, gehe ich hier grundsätzlich auf das Organisieren von Daten am PC ein.

Ideal ist es, wenn man die Ikone Arbeitsplatz oder Computer auf dem Desktop angezeigt hat. Ansonsten auf Start gehen und dann Rechtsklick auf dieses Wort und: "Auf Desktop anzeigen".

Der Rechtsklick ist immer sehr hilfreich! Löschen, kopieren, umbenennen, neue Ordner.... usw.

1. Daten sollte man unter den "Eigenen Dateien"/Bibliotheken speichern.
2. Sollte man sie zusätzlich auf einer externen Festplatte sichern.

Fotos unter Bilder, Texte unter Dokumente, Musik unter Musik, Filmchen unter Videos.

Der Name dieser Dateien sollte so heissen: 2012-09-01 London
So werden die Daten sauber chronologisch abgelegt und man findet sie nach dem Stichwort wieder.

Vergesst nicht, man kann Google in ganzen Sätzen fragen.
Folgende Sätze würde ich fragen:
Endungen anzeigen
Daten auf Stick/Festplatte speichern
Wie mache ich ......

Das Gratis-Programm Picasa findet alle Fotos auf der Festplatte und zeigt sie an. Es kann auch einfache Verbesserungen machen.Es schreibt sogar in ein Bild hinein. Anschliessend unter "Datei": als Kopie speichern.

Das Gratis-Programm Open-Office kann alle Dokumente öffnen auch docx und pps und anzeigen. Falls man also einen Mail-Anhang nicht öffnen kann, dann ist es gut möglich, dass Open-office das schafft.

Aktuell ist Firefox nicht so gut drauf. Ev. zusätzlich Google Chrome laden, falls es nicht alle Videos anzeigt oder pdf's öffnet.

Bei pdf-Problemen ev. den neuesten Adobe Reader laden.

Programme laden am besten bei Chip oder PC-Welt, die anderen Anbieter sind oft nicht sicher oder tragen das Risiko von Abo-Fallen.

Sonntag, 2. September 2012

Coaching - Mails


Es gibt im Grossen und Ganzen folgende Mailprogramme:

Webmail:
Das Webmail ist direkt im Browser zu finden. Meist Gmail, gmx, Hotmail.
Hier kann man wenig strukturieren.
Zusätzlich kann (fast) jedes Mailkonto von unterwegs per Webmail abgerufen werden. Wichtig ist, dass man das Passwort für sein Mailkonto kennt.

Ist man wieder zuhause, wird das Mailprogramm die Mails wieder aktualisieren (sofern man ein pop-Konto eingerichtet hat), hat man ein imap-Konto eingerichtet, dann synchronisieren sich die Mails auf Webmail, Handy und Mailprogramm gleichzeitig.

Mailprogramme:
Hier kennt man meist Outlook.
Das wird im Geschäft verwendet und kostet recht viel Geld. Es ist unnötig das für den Hausgebrauch zu kaufen, weil es bessere Gratisprogramme gibt, die jeweils sofort aktualisiert, also modernisiert werden. Ich kenne Menschen, die verzweifelt an ihrem uralt-Outlook2000 hängen und sich mit Bergen von Spam herumschlagen.

Thunderbird ist gratis:
Das ist das bekannteste Gratisprogramm. Thunderbird hat eine ähnliche Optik wie Outlook, ist aber flexibler. Sein grösster Vorteil ist die Ein-Klick-Entferung von Spam/Junk, ohne Oeffnen des Mails. (Passende Haken setzen, so dass die Mails gleich in den Spam-Ordner gehen und von dort nach 2 Wochen ungeöffnet in den Papierkorb, wo sie per Rechtsklick: Papierkorb leeren - in einem Klick entfernt werden können).
Ausserdem hat Thunderbird einen extrem guten Suchfilter, so dass man seine Mails, nur per Eingabe von 2-4 Buchstaben, sofort findet, notfalls sogar mitten aus dem Wort. Egal ob nach Absender, Thema/Betreff oder nach was anderem gesucht wird. Besonders hilfreich, wenn man wie ich Tausende von Mails in der Inbox hat.

Outlook-Express oder Windows-Mail, Windows-Live-Mail:
Gratis mitgeliefert je nach Windows-Version XP, Vista oder Win7. Sie sind eingeschänkt in der Bedienerfreundlichkeit und nicht/bedingt übertragbar auf die nächsthöhere Betriebsversion.

Entourage oder Mail heisst es bei Mac/Apple.
Thunderbird kann auf Mac installiert werden. Allerdings sind dann die Bequemfunktionen wie direkt aus iphoto mailen nicht möglich.

Mailprogramme kann man strukturieren.
Posteingang:
Ein Rechtsklick auf den Ordner Posteingang lässt einem im Normalfall einen neuen Ordner erstellen. Auch in den anderen Ordnern kann man Unterordner machen.
Ich empfehle jeweils nicht allzuviele Ordner zu machen. Ab 5 Ordnern mache ich wieder einen Unterordner.
Also:
Familie
-Mama
-Papa
-Oma
Geschäft
-Steuern
-Umbau
-Auto

Adressbuch/Kontakte:
Outlook kann man einstellen ob der Vorname oder der Nachname zum Sortieren verwendet wird. Google fragen wies geht. Google kann man in ganzen Sätzen fragen!
In den Adressbüchern kann man Listen machen und dann ein Sammelmail an z.B. Familie schreiben und allen gemeinsam ein gutes neues Jahr wünschen.
Die Listen können doppelt sein. Also kann Onkel Jakob bei Familie drin sein und bei Geschäft.

Ziehen
Neu kann man in den meisten Mailprogrammen bequem ziehen.
Also ein Mail aus dem Posteingang in den Ordner "Familie" ziehen. (Mit gedrückter Maustaste).

Anhänge:
Auch die zieht man.
Man kann eine Datei einfach aus der Bibliothek/Eigene Dateien in das neue Mail ziehen.
Oder vom Desktop ins Mail. (Bei Thunderbird oben rechts hin, bei Outlook ins Textfeld).
Möchte man allerdings ein Bild vorher verkleinern, dann ist es besser man benutzt den Windows Explorer und die Funktion "senden". Dann erhält man nämlich die Frage: wollen Sie die Bilder verkleinern?
Ich maile auch gerne mit Picasa.
Picasa ist ein sehr hilfreiches Programm um Fotos zu verwalten. Es kann auch direkt Fotos mailen. Ihr werdet erstaunt sein wo Picasa überall Fotos (wieder)findet!
Vergesst nicht! Programme speichern keine Fotos! Fotos werden nur in Dateien gespeichert. Also sollten alle Fotos "eigentlich" nur unter "eigene Fotos" abgelegt werden. Ein Rechtsklick bei Picasa behebt auch das und speichert eure Ordner am richtigen Ort.

Alle Dateien kann man auswählen mit der Funktion ctrl+a (strg+a).
Gezielte Dateien auswählen: Man legt einen Finger auf die Control-Taste (Strg/Steuerungs-Taste) und wählt mit der Maus Dateien aus. Dann die Control-Taste wieder loslassen. Bei Mac ist es die Apfel-Taste.

Mails löschen:
Ich gebe also jeweils in der Suchfunktion was ein, z.B. Forum und erhalte alle Foren-Meldungen. Die brauche ich dann nicht mehr und kann die mit ctrl+a alle auswählen. Dann ein Klick auf das x oder löschen und alles sind weg.
Oder ich sortiere nach Grösse.
Dann gucke ich mir mal die Anhänge an und speichere mir die Anhänge, die ich wirklich behalten will auf die Festplatte, dann kann ich die Mails dazu problemlos löschen.
--> der dazugehörige Ordner wird dann wohl pps heissen *smile.
Weil man nämlich von wohlmeinenden Menschen immer so viele Power-Point-Shows erhält, die enorm viel Speicherplatz verschlingen.

Mails speichern wenn man einen neuen PC kauft zum übertragen:
Für Outlook kann man bei Chip den Outlook-Backup-Assistent laden.
Für Thunderbird  kann man sich bei Chip das Mozbackup herunterladen. Das speichert dann die alten Mails. Und man kann sie auf dem neuen PC wieder entpacken.
(Nicht auf dem alten PC verwenden, die alten Mails würden sonst überschrieben. Hat man so ein Backup gemacht und muss man eine solche Sicherung unbedingt öffnen, dann sollte man einen neuen Benutzer auf dem alten PC erstellen und dort diese Mailsicherung öffnen).
Ansonsten benutzt man eher die Funktion: Ordner komprimieren. Unter "Datei" zu finden.